Facturación electrónica para empresas

Qué es la facturación electrónica

Una factura electrónica no es simplemente una factura en PDF enviada por correo electrónico. En el nuevo sistema de facturación entre empresas, la factura deberá generarse, transmitirse y recibirse en un formato electrónico estructurado que permita que diferentes plataformas puedan interpretar sus datos automáticamente.

Esto facilitará la incorporación de las facturas a los programas de gestión y reducirá tareas manuales como introducir importes, fechas, impuestos o datos de clientes y proveedores.

El nuevo sistema también permitirá conocer determinados estados de la factura, como su aceptación, rechazo o pago. Uno de los objetivos de la normativa es mejorar el control de los plazos de pago y reducir la morosidad en las relaciones comerciales.

A quién afectará la factura electrónica obligatoria

La obligación afectará, con carácter general, a las operaciones realizadas entre empresas y profesionales en España. Es decir, a las relaciones comerciales conocidas como B2B.

Cuando una empresa o un autónomo facture a otra empresa o profesional establecido en España, deberá utilizar el sistema de facturación electrónica previsto por la normativa, salvo que la operación se encuentre dentro de alguna de las excepciones establecidas.

Las facturas simplificadas quedan, en términos generales, fuera de esta obligación. También deben analizarse por separado las facturas dirigidas a consumidores particulares y aquellas sujetas a regímenes especiales o normativas forales.

Las facturas destinadas a las administraciones públicas ya siguen su propio sistema mediante formatos como Facturae y plataformas como FACe.

Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas

El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. No obstante, su aplicación efectiva depende de la entrada en vigor de una orden ministerial que debe concretar los aspectos técnicos de la solución pública de facturación electrónica.

A partir de la entrada en vigor de esa orden se aplicarán los siguientes plazos:

• Empresas y profesionales con un volumen anual de operaciones superior a ocho millones de euros: doce meses.
• Resto de empresas y profesionales: veinticuatro meses.

Por tanto, no resulta correcto señalar una fecha cerrada para todas las empresas mientras el calendario dependa de la publicación y entrada en vigor de esa orden ministerial. Esta información debe revisarse periódicamente, ya que una nueva disposición puede activar el cómputo definitivo.

La solución pública gestionada por la Agencia Tributaria deberá estar disponible, al menos, dos meses antes de la primera aplicación efectiva de la obligación.

Qué tendrán que hacer las empresas

Las empresas y profesionales incluidos en la normativa tendrán que estar preparados tanto para emitir como para recibir facturas electrónicas.

Podrán utilizar la solución pública de la Agencia Tributaria, una plataforma privada compatible o una combinación de ambas. Si se emplea una plataforma privada para emitir las facturas, deberá enviarse simultáneamente una copia fiel a la solución pública en la sintaxis prevista por la normativa.

Los destinatarios también deberán comunicar determinados estados de las facturas. Entre ellos se encuentran la aceptación o el rechazo comercial y el pago efectivo completo, junto con sus respectivas fechas.

Por este motivo, la adaptación no consiste únicamente en sustituir un documento en papel por un archivo digital. Será necesario revisar cómo se crean, envían, reciben, contabilizan y pagan las facturas dentro del negocio.

Qué es VERI*FACTU

VERI*FACTU es una modalidad de funcionamiento para los sistemas informáticos de facturación. Su finalidad es garantizar que los registros generados por el programa sean íntegros, trazables, legibles, accesibles y no puedan modificarse sin dejar constancia.

Cuando se utiliza la modalidad VERI*FACTU, el programa remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria inmediatamente después de generarlos.

Estos registros contienen información de la operación, pero no deben confundirse con la propia factura electrónica. VERI*FACTU controla cómo funciona el programa y cómo se generan o remiten los registros, mientras que la factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas estructuradas entre empresas y profesionales.

Cuándo será obligatorio utilizar un programa adaptado

Hacienda ha anunciado el aplazamiento hasta octubre de 2028 de las obligaciones pendientes de adaptación de los sistemas informáticos de facturación. El objetivo es coordinar su calendario con la obligatoriedad de la factura electrónica para empresarios y profesionales cuya facturación anual no supere los ocho millones de euros.

El cambio está pendiente de su aprobación normativa. Hasta que se formalice, las fechas actualmente reguladas siguen siendo:

• 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos en el reglamento.

• 1 de julio de 2027: resto de obligados tributarios incluidos en su ámbito, entre ellos muchos autónomos que desarrollan actividades económicas.

El aplazamiento anunciado no elimina los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación.

Existen excepciones. Por ejemplo, los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información quedan fuera del ámbito del reglamento. En los territorios forales deben comprobarse las obligaciones propias aplicables, como TicketBAI donde corresponda.

Cada empresa debe revisar su situación según su forma jurídica, territorio, régimen tributario y tipo de operaciones. Antes de planificar la adaptación, conviene confirmar con la asesoría el calendario aprobado y las obligaciones aplicables al negocio.